如何创意年会组织形式？
讲师：彭林 已加入：3861天 关注：2301
如何创意年会组织形式？
随着领导规定 “不能铺张浪费”和时下流行的“光盘行动”，类似这些强劲的好习惯，似乎也影响到了公司领导，在例行的今年年会筹备会上，领导就明确要求，要让员工玩开心、把钱要用到刀刃上，绝不能浪费。在这一指导思想的影响下，今年年会应当会有一些创意与设想了。
1、去年年会简单回顾。
由于去年公司整体效益不是太好，在年会组织上，主要分成总部与各分部分别进行，而且准备时间比较短、有些仓促。在总部年会上，主要以领导讲话、总结计划、晚会、抽奖、发奖、游戏等传统节目为主，虽然整体上领导和员工还比较满意，但确实缺乏创新，显得比较平淡；在各环节联系上，还存在不够顺畅、主持人掌握现场气氛略显经验不足；在一些细节上（如音响、灯光、舞台设置等）做得不够，影响整体娱乐效果；年会没有很好突出宣导公司企业文化方面的内容（其实可以在表演节目的背景墙上可以思考的）；在经费上，虽然没有超过预算，但整体获奖、抽奖比例略显少；在入场退场时，略显无序与混乱，未展示公司良好形象；对公司现场服务人员的鼓励金发放上略显少，有一些抱怨。综合以上情况，在对待今年年会时，我们就有了一些新的想法和打算。
2、今年年会设想计划。
在去年年会的总结会上，公司领导、各部门和骨干员工纷纷提出了自己的意见或建议，为更好办好今年年会，我们做了如下工作：
（1） 完善年会组织管理办法。去年年会结束放完春节长假回到公司后，HR部门就组织各部门召开了年会总结会，在听取各方面意见后，HR部门修改完善了公司年会制度，特别规定了在春节到来3个月时开始召开年会筹备会，明确年会经费预算，成立年会组委会。这从时间上、经费上保证了年会的成功举办。
（2） 今年年会筹备会的召开。上月底我们就组织召开了今年年会的筹备会，还是如去年一样总部与各分部分别举行，时间上以尽量少影响正常工作的开展，不提倡总部领导参加分部年会。会上成立了各个组委会，各组委会分设协调组、现场组、节目组、道具组、后勤组等；在总部近500人的规划上，计划拿出15万－20万左右年会经费（主要用于晚会节目、抽奖、聚餐等，不包括优秀员工、优秀团队奖）。下面再陈述各小组具体负责的内容。
（3） 节目组职责。以各部门企业文化宣传干事组成，负责节目的征集、初选、排练场地联系、评奖、发奖等，节目除歌舞、相声、小品等，还包括游戏、智力抢答等；今年准备自编自导四个以上节目，主要反映与员工平时工作、生活密切相关的真实感人的先进事迹，必须在打动表演者的基础上，让观众激动与共鸣；表演节目控制在20个以内，初步编排好这些节目与抽奖等环节的穿插，整个年会时间控制在3.5小时内。在年会到来半个月内，提请协调组和组委会对节目的观摩和审批，并制作节目单。年会后，形成本年会节目组织方面的总结送组委会。
（4） 现场组职责。现场组主要以行政后勤等人员组成，必要时抽调各部门几名临时支援。主要负责年会现场的灯光、音响、装点、餐号、餐桌分派、颁奖服务、拍照摄像、入退场指引、安保协助、奖票设计收集等，保持好与节目组、后勤组、协调组的沟通协调工作，在年会前一天接受协调组、组委会到现场的审查、指导、试听试看。年会结束对现场组工作进行及时总结送组委会。
（5） 道具组职责。主要由平时负责办公用品采购的几名人员负责，主要是协调节目组、舞台搭建等工作需要的化妆、服装道具租借或购买等，做好抽奖箱、奖票等，做好费用申请、单据保存、费用报销等，保持与现场组、节目组、协调组的沟通。年会结束对本组工作进行总结送组委会。
（6） 后勤组职责。主要由行政后勤等人员组成，主要是驾驶员、保安、前台等，统计年会人数、保障人员接送、维持现场安全、道具服装运用、现场物品清运等，保持与现场组、道具组的协调，年会前3天向协调组、组委会汇报准备情况。年会后总结本组工作送组委员。
（7） 协调组职责。主要由HR部门人员组成，负责嘉宾邀请、年会时间、现场租用、餐标确定，协调其他各组之间的事宜，无法处理时向组委会请示，年会前2天向组委员汇报本届年会各方面准备情况，接受检查、听取指导意见。年会后对本届年会整体工作进行全面总结送组委会。
（8） 目前的工作。各分部各组委会各小组都在按照既定计划进行着各项工作的准备，集团组委会保持着与各组委会的联系与沟通，不定期对一些准备工作进行着跟踪与检查，特别是各节目的准备、排练情况，当然，这些准备工作原则上是必须利用业余时间进行的。
3、今年年会几大变化。
在相比去年年会上，今年年会经费投入更大（主要偏重抽奖）、注入节约理念（舞台、餐标会下调）、准备时间更长（比去年提前一月多）、明确节目创新（增设节目各奖项），目前来看，各分部员工参与积极性很高，愿这些变化能够带来一场令全体员工格外满意的年会。
4、扎实做好细节工作。
年会涉及集团各分部各部门全体员工，只要哪一个分部年会举办不甚理想，都会影响整体集团年会的举办效果，所以，几万人共同做一件事，要保证成功是不容易的事，各分部组委会一定要保证“到现场、看现物、识现人”，不能只听其言，要“勤跑腿、勤动嘴”，要“多思考、多商量”，要“看到最细节的部分”，因为任何疏忽或遗漏都可能导致整个年会很大的失误。
