沟通的定义：为了设定的目标，把信息，思想和情感在个人或群体间传递，并达成共同协议的过程。
沟通，它是一种能力，并不是一种本能。它不是天生具备的，而是一个需要我们后天培养的，需要我们去努力学习的，努力经营的。
沟通过程中干扰倾听因素：周围影响、迫不及待、情感过滤、精力分散。
1、周围影响
产生原因：座席员与座席员之间间隔距离较短，在接听电话时，有的座席员声音太大。
具体表现：把自己客户扔在一旁，客户在讲什么你一点都听不到。常会不自觉地把注意力集中在其他座席员接听电话上。
处理技巧：在拨打电话时或接听电话时，座席员与座席员之间保持一定距离。
在接听电话时保持音量适中，以免打扰周围座席接听。学会聚精会神，倾听时把注意力始终集中在与客户的沟通上。
2、迫不及待
产生原因：在客户反映问题时，有些问题非常相象。客户在说的时候开头问题和某个问题非常类似。
具体表现：客户还没有表述完整，就迫不及待认为已经听懂或是自我认定。
急着打断客户向其解释问题或是记录相关内容，而没有真正倾听到客户的意图。
处理技巧：每个客户都有自己的特征，所有反映问题都有自己的特性，在倾听客户问题时，切忌对号入座、盲目认定。避免打断客户讲话，客户表述完整后再表达自己的建议和意见。
3、情感过滤
具体表现：每个人对身边事物都有自己的情感观，或喜欢或讨厌。以自己的情感过滤客户的声音，有些座席员会不自觉的产生厌恶情绪，以至于客户在说什么都没听 。
处理技巧：倾听时，要把自己的情绪暂时放在一旁，不要喜欢的声音就为他服务，不喜欢的就不为他服务 。不以自己的意志为转移，对每个客户都用最热情的态度服务。
4、精力分散
具体表现：精神不集中，一边听着客户说话，可自己的脑子已不自觉飞到九霄云外，结果客户说些什么都听不到 。
处理技巧：在刚上班或吃完饭时，不要马上就打电话，可先检查设备，整理资料，把状态调整到工作状态。养成职业态度，工作时把所有精力都集中在工作上 。
倾听的含义
听>认真的听>适当的反馈（确认信息）>同理心（感同深受）>
给出建议（解决办法）
主动倾听的技巧
1、归纳客户的问题
倾听时要主动 ，对于客户之前反映的点滴信息，可说“是不是…”或“你说的是…吗？”作主动归纳，让客户作出选择，确认理解一致以避免误解 .
2、适度适时打断
有些客户表达时没有重点或表达错误时，座席员在倾听时要在合理的时间适度打断，结合“归纳客户的问题”，把客户反映的内容进行归纳
3、适度记录信息
客户反映问题较多或表达过长时，座席员应作适度记录归纳，写下问题的重点内容，不要在客户讲完问题时而忘了前面几个问题 。
4、体贴认同客户
客户在倾诉时，会出现悲伤、愤怒等情绪，切记不要过多把注意力集中在客户情绪上 ，适度的说 “我也有同样的感受”，“我明白”，座席员要体贴、认同客户这种感受，把客户要反映的内容快速体现出来，及时记录 。
5、注意客户表达方式
在倾听时要特别注意客户的表达方式，有些客户性子急，说话速度特别快，在倾听时要特别集中精神，记录相关信息，不要遗漏，而有些客户性子慢速度特别慢，解释时要尽可能详尽 ，从基本开始讲。
语言技巧
坚持使用普通话： 普通话是目前沟通过程中基本要求，一口标准的普通话已经成为评判个人素质的标准，所以作为客户服务人员，一定要会说普通话，而且要把普通话说好
声音技巧
1、热情自信
一个温和、友好、坦诚的声音能使对方放松，增加信任感，降低心理屏障 。热情的展现通常和笑容联在一起 ，将电话铃声作为开始信号，只要铃声一响，微笑就开始 。
2、语速适中
太快易让客户听不明白，会感觉你在敷衍他，太慢会使客户分散注意力，而且也浪费了双方的时间 。语速掌握中应注意“匹配”，即对快语速的客户或慢语速的客户都试图接近他们的语速 。
3、吐字清晰
发音标准，字正腔圆，没有乡音或杂音 。不能准确咬字常会导致客户错误理解 。应多听广播，平时多说普通话，注意炼习。
4、音量标准
音量太弱会令人觉得呼叫中心座席员缺乏信心，从而导致客户不重视呼叫中心座席员 。当然声音太大或太强会让客户产生防备心理，会让他觉得呼叫中心座席员太强大了，不可接近 。注意测试耳麦的准确位置，然后调节适合自己的音量 。
礼貌用语
说话时须“请”字开头“谢”字结尾
让客户等待，要表示感谢
客户表示感谢时，要有回应
用“您”代替“你”
礼貌用语的作用意义
礼貌用语是日常表达时修养的体现，也是座席员专不专业的体现
在服务过程中经常使用礼貌用语，会给客户留下良好的印象
使用谢谢的五种情况
当客户与呼叫中心座席员合作的时候
当他们夸奖你或你的公司的时候
当他们提出意见或建议的时候
当他们尝试你的公司新推出的产品或服务的时候
当他们耐心地听你讲话的时候
使用适当的语言
请问您找哪一位？
请问您有什么需要帮忙的吗？
方不方便告诉我，您怎么称呼？
我愿意帮助你，但首先我需要……
请问有什么可以转告的吗？
对不起，我现在手头还没有相关的信息
对不起，也许需要向您澄清下……
您的要求我已经记录清楚了，我们会在最短的时间跟您联系。请问，您还有什么其他要求？
对不起，也许我真的帮不上您！
很抱歉，这件事我们目前还难以胜任
根据多数人的情况，我们公司目前是这样规定的……
客户服务忌语
我不知道 客户期望你对你所销售的产品及服务有一定认识。
我不喜欢你 客户对无论是巧妙地还是公然地表达出“我不喜欢你”的意思，都是敏感的。
你什么都不知道当客户对他们真正需要的服务有了错误的想法时，将会向别的公司求助。
我是对的，你是错的这是一个容易与客户引起争吵的问题。对客户而言，客户的个人尊严比你专业的服务更重要。
别打搅我行为比语言更重要。如果你在一个客户面前与同事聊天或打私人电话，他就会生气 。
我都知道了在客户还没有停止解释所遇到的问题时你就插进来提出建议或结论，也是不合适的。
别再打来了为客户提供良好的服务的目的是让客户以后继续从你公司进行购买。
快点儿/等会儿 当你尊重客户的时间时，你就会发现他们也会尊重你。
语言表达技巧
1、重点重复
要重复重点表达的意思，和对方确认。例如：客户描述完问题时，归纳意思
2、适当重复
重复关键的信息，可以起到求证和强调的作用，向系统输入信息取得了时间和条件 。客户在描述完问题后，应适当重复重点
3、避免打断
急于打断客户，往往不容易掌握客户全面的观点，可能遗漏或歪曲客户的意思。打断客户说话首先是非常不礼貌的行为 。避免打断客户的谈话，在说话之前一定要让客户先说完 。
在使用交流策略前，向客户表示听到他说了些什么 。“我在听您说”，“我明白”，或干脆简单地说“是的”，这些都是有用的表达语 。
提问的技巧
“问”的分类：
1、开放性问题
2、封闭性问题
开放式提问的益处：
1、避免自以为是；
2、可获得足够的信息；
3、在对方不察觉的情况下控制局面；
4、让对方觉得在主导谈话，给对方制造参与感；
5、有利于气氛的和谐；
5、有利于打破尴尬局面；
封闭式提问的益处：
1、很快了解对方的想法；
2、可用来锁定对方的意图；
3、可用来确认听到的情况是否正确；
服务规范用语：
电话服务标准语气语态：
1、音量、语速适中
2、保持愉快的音质
3、普通话清晰标准
4、语言组织良好
电话服务标准礼貌用语：
1、用“您”代替“你”称呼客户。
2、提问时以“请”字开头。
3、让客户等待时表示
标准用语：请稍等片刻，我查阅一下您的资料
对客户的感谢表示回应
标准用语：没关系，这是我们应该做的! 或不必客气，这是我们应该做的!
让客户等待之后表示感谢
标准用语：感谢您的耐心等待！
作为一名优秀的客户服务人员，应该有一颗真诚服务的心。要服务于人，先学会关心别人。给他人带来感动和关怀，影响别人。从而才能赢得客户的尊重和好感，留住客户，为企业创造价值。
