目前,大多数企业流程体系建设的现状经常是,对流程制定逻辑认知有误区,认为流程节点越全面越好,全方位控制风险但却丢了效率;流程制定能力有缺陷,要么流程不闭环,要么与其他流程重叠,要么制定过程不严谨,要么政出多门【各部门私自制定流程并执行,不备档不审批】;流程执行能力有偏差,流程落地效果及实际执行情况不关注,导致很多流程聊胜于无或形成虚设。很多企业管理经常混乱无比,根源何在?往往就是流程体系建设能力较差。所以,构建专门针对企业流程体系建设能力提升的流程管理体系极其必要。对于企业流程体系构建而言,四个方面的内容极其关键。
第一,内容层面逻辑清晰以保障流程全面且必要。企业当然需要各项流程,但到底需要哪些流程?显然不能想起来什么就做什么,也不能发现缺什么就补什么,虽然很多企业现实中就是这么做,但这并不代表这就是对的。流程体系一级内容维度跟管理核心对象一级维度类似,分别是人、财、务【业务】、事【协同】,以及四个维度之间的排列组合。流程体系二级内容维度为一级维度下的核心关键动作,以管人为例,下面有一些关键动作,比如招聘、面试、录用、离职、晋升及各项异动【转岗、降级、淘汰、辞退等】,这些都需要有明确的流程,这些流程本身就构成了该内容维度下的核心二级子流程内容体系。
第二,制定层面内外严谨【单流程严谨明确,且与公司其他流程不冲突、不重叠】且经过执行验证。
1.流程制定标准。流程前提:跨角色【包含业务员与客户】、跨职能、跨部门的工作开展,都需要有流程。结束原则:业务的事,业务老大了;人和钱的事,职能部门按公司规定拥有否决权;业务协同的事,明确时限及要求【超时默认同意,否决需拿方案】,不能悬而不决。整体原则:简洁,流程节点越少越好;时限,避免被某个环节延误;拍板,所有事项必须明确第一责任人拍板拿结论。
2.流程本身制定流程。制定发起:适用全公司的,职能部门发起;适用业务部门,业务部门发起。制定流程:相关部门发起,流程管理部门【通常是人力或行政部门】组会讨论流程必要性、流程制定、流程试行、正式执行及阶段优化。颁布执行:所有流程,包括部门内部流程,都只能由公司流程管理部门颁布,且明确流程有效期,到期决定后续是否沿用或修正。备案存档:公司所有现行流程制度都需要按公司要求进行备案存档。
3.落地可执行性验证。流程管理部门,在新增流程正式落地前,需要对流程进行可执行性及实际效果进行验证,涉及部门较多的,可以找单一部门试行;涉及部门及人数较少的,可以直接试行并明确期限。试行期间,要进行全方位监控及调研,直到达到流程制定初衷便正式颁布。
第四,优化层面进化机制明确及实际效果保障。公司流程体系优化方向及目标自然是做到机构不重叠、业务不重复,达到缩短流程周期、节约运作成本的作用;并实现提高顾客满意度和公司市场竞争能力并达到提高企业绩效的目的。具体到优化内容,主要是两个方面,一个是哪些流程需要优化,另一个是如何优化?对于需要优化或补充的流程,需要定期访谈员工,倾听员工心声;同时也需要根据流程实际执行情况及效果,进行汇总判断,确实需要调整的内容;定期对公司流程体系建设情况进行复盘修正。结合需要优化的流程方向,进行针对性完善,确保与时俱进且有实际效果。
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