从适用范围看，报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。内容以陈述为主，就已经出现的情况进行汇报或反映，一般发生在事后。
从发文机关看，报告属于党政机关通用文种，各级机关均可使用。
从行文方向看，报告属于上行文，不要求上级机关答复。
（1）适用范围。报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。可以分为三种情况：工作报告、情况报告、答复报告。
A.工作报告：适用于本部门、本单位工作进行到一定阶段时，向上级机关汇报工作状况、进展情况、主要成绩、经验教训、存在问题和下一步打算，以达到下情上知，及时得到上级机关指导和支持的目的。如年度总结，阶段性工作进展等。
B.情况报告：适用于本部门、本单位发生的，或与本部门、本单位有关的新情况、新问题，需及时向上级机关反映，以便上级机关及时了解情况、做好准备。
C.答复报告。适用于下级机关对上级机关询问事项进行答复，包括上级机关文件明确要求报告执行落实情况，上级领导批评要求办理并报告情况等。
（2）写作要领
A.工作报告
引言：简单说明报告事项、时间范围和主旨内容。
正文：基本情况；主要作法和特点；存在问题；拟采用的措施。
B.情况报告
重点是报告发生的新情况、出现的新问题并进行分析。应把事情的来由、性质和本单位的认识写清楚，以便上级领导及时掌握有关情况和信息。
引言：说明报告的事项及影响，已采取的基本措施和效果。
正文：说明基本情况；分析形势和原因；详细介绍采取的对策及可能带来的问题；针对性的工作措施。
C.答复报告
应遵循“问什么、答什么”的原则，对应解答上级询问的问题。除确有必要，一般不涉及询问事项以外的情况。
引言：简单说明报告的由来、本机关态度和意见。
正文：分类阐明询问事项情况与问题；分类回答解决方案与相关依据；如涉及其他问题可略作说明。
（3）注意事项
一是避免假，要实事求是；二是防止大，要突出重点；三是要克服空，要言之有物；四是不能乱，要条理分明；五是切忌杂，勿夹带请示。
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