从使用范围看，函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复事项。一函一事，可以进行事前、事中或事后商洽或答复。
从发文机关看，函属于党政通用文种，各级机关均可使用。
从行文方向看，函属于平行文，适用于不相隶属机关。函与复函往往互相对应。
（1）适用范围。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。不相隶属机关，包括平级机关和其他没有行政隶属、业务主管关系机关。根据内容，可分为商洽函、请求函、答复函、通报函等。
（2）写作要领
函的发文机关与主送机关基本要对等。
基本结构
开头：说明发函的原由、根据。
主体：说明致函事项。
结尾：可向对方提出希望，或请求协助解决某一问题。
函的结束语是固定的：专此函达，请予审复。
（3）注意事项
A.找准门受文单位一定要准确。
B.写清事函商事项一定要具体。
C.少议论函与请示、报告相比，一般都比较短小，有一说一，不宜展开论述。
D.别弄混函与请示务必分清。向上级机关申请批准用请示；向平行和没有行政隶属关系的机关请求协商的事项用函。
E.要对等级别、态度讲究对等原则。函的语气应不卑不亢，同时要注意礼貌用语。
F.要规范函是正式公文，有其法定权威性，体例格式不能随意。
（4）关于函的形式
函的形式与函的文种是两个概念。函的形式、指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”，以函的形式行文应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。
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