从适用范围看，纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。要集中反映会议的精神实质。
从发文机关看，纪要属于党政通用文种，各级机关均可使用。
从行文方向看，纪要印发参会单位和其他相关单位，根据会议需要确定发放范围，无固定行文件方向。

A.适用范围
《条例》规定：纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。“纪”和“记”相同，就是记录；“要”就是要点。纪要，就是记录要点。把会议情况和议定事项记录下来并传达出去，要求有关单位遵守、执行。

B.会议纪要与会议记录的区别
*区别是：会议纪要是记下“要”点，而会议纪录是“录”下发言。系统化、条理化、理论化，是会议纪要的一大特点。
纪要正文由三部分组成：一是会议概况。包括会议召开的时间、主持人、议题等。二是会议基本精神。这部分是纪要的主体，要写得完整、清楚。其中，每个议题，可依听取汇报、讨论、决定的顺序去写。三是出席人员和送印范围。

C.写作要领
1.真实准确反映会议内容。凡是不属于会议内容或属会议内容却没有取得一致意见的，不能写入会议纪要。要尊重会议客观实际，不可擅自增删会议内容。
2.综合、归纳、明确会议决定事项。从研究解决主要问题、参会人员的意见、主持人总结性讲话中概括出会议决定事项。这就要求：会前认真研读讨论文件，了解背景情况，基本掌握议题要旨；会中注意倾听每个人的发言，特别是主持人的总结讲话，并认真做好笔记；会后注意梳理分析，反复琢磨脉络关系。
3.内容条理清晰，层次分明。要在切实摸清议题背景情况、领会会议原则精神的基础上，对与会议人员发言进行归纳提炼、抓住关键、反映要点，分类别、分层次、分顺序、按逻辑依次表述。
4.文字准确、精炼。一是注意确实与会议精神一致，重要问题须征求涉及单位的意见；二是注意语言表述要准确，防止产生歧义，议定事项内容、执行主体、工作时限等要写准，不能含糊不清，避免口头语和大白话；三是注重决定的依据性，防止出现违背法律、法规问题。

D.要注意把领导的大白话转成公文语言
1.会上说：这个方案还有很多问题，需要进一步修改完善。
会议纪要写：会议指出，该方案存在一些不足之处，需要相关部门认真研究，进一步修改完善，确保方案的科学性和可行性。
2.会上说：这个政策要严格执行，不留任何死角。
会议纪要写：会议要求，各部门要严格执行该政策，做到不折不扣、不留死角，确保政策落地见效。
3.会上说：这个制度要尽快建立起来，并严格执行。
会议纪要写：会议决定，要尽快建立该制度，并严格执行，确保制度的严肃性和权威性。
4.会上说：这个项目很重要，大家要全力以赴。
会议纪要写：会议强调，该项目具有重大战略意义，各部门要高度重视，全力支持，确保项目顺利实施。
5.会上说：这个任务很艰巨，但我们有信心完成。
会议纪要写：会议强调，该任务十分艰巨，但全体干部职工要坚定信心，迎难而上，确保任务圆满完成。