导读：它是一个忌讳的话题，它也是一个不得不谈的话题。它直接关系到公司切实利益，影响到采购成本和质量，同时也是企业文化和员工价值观的体现。它就是公司的“黑洞”—灰色采购，源源吞噬著公司的利益。然而对于采购人员的廉洁度管理，是靠人治还是法治？在这非白即黑的选择里，解决不了实质问题。本文通过YJ光电企业的实践经验，分享采购“黑洞”管控之道。 YJ光电成立于2008年，是一家主要为智能手机生产触摸屏服务商，2013年销售额15亿人民币，按行业采购成本占销售额的65%计算，年采购金额达9.75亿，若年工作日250天，日采购额达390余万元。如此庞大采购额如何保证其采购廉洁性，成为公司战略管理话题。YJ光电通过流程设计、制度约束、电子技术应用、选人用人、道德培训等方式打造了一个阳光透明的采购组织。 科学高效的采购流程 在采购流程上，YJ光电将采购流程按供应商开发认证、供应商评估、采购订单跟催三阶段进行精细分工，规避了传统“一条龙”模式。供应商认证即对供应商初期开发和资质证实；供应商评估即专业团队对供应商能力进行系统评估，包括品质、生产、交付、服务、环保等；订单跟催负责日常订单的下单、跟单、异常问题的处理。此模式适用于有一定规模企业，如规模不够大，分工后的岗位工作量不够饱和而需考虑到人工成本，致少也需将采购流程分为“采”和“购”两个阶段，否则就是公司创造了采购员“寻租”的温床。 严谨有效的监督机制 YJ光电设置有一个纪律监察部门，首先，在组织架构上直属于董事会，保证了其独立性及监督权力的发挥；其次，公司在硬件有投入成本，让监察部门对采购活动信息流监督提供了保证，使得公司采购活动处于高度透明状态；最后，监察部门不仅从事一些案头工作，而且不断通过关键供应商的实地走访，了解双方合作情况，建立了与供应商沟通的多渠道。以上三点保证了监察部有效运作。 电子信息技术的应用 在YJ光电的公司官网SCM平台栏目下设置有供应商招投标系统，电子招投标在降低采购成本的同时也提高了采购过程公平、公正与公开程度，在左侧设置有阳光采购监督热线及与供应商沟通互动的多种渠道。 严格的选人用人机制 YJ光电在招聘、选择、管理采购岗位人员时有一套完善的机制。首先，招聘时运用先进科学的性格测评技术，保证价值观与岗位需求的匹配性；其次，对新入职人员签定《廉洁协议承诺书》，提高采购员的自律意识；再次，每月由法务部对采购人员进行法律讲座，让其明白犯错的成本，形成一种威慑力；最后，公司每半年对部门人员进行轮岗，每位采购员负责跟踪的供应商进行调换。不仅提高了员工的可替代程度，更规避了供应商从采购员身上挖掘空间的机会。 法律手段约束供应商 采购员本质上都是诚信的，在频繁的采购舞弊案中，90%以上由于供应商的利益诱导而导致采购员酿成终生的大错。YJ光电，在与供应商的合同中，关于此问题有严格的规定并附有苛刻的惩罚性条款，如合同规定：若有反映供应商有徇私舞弊行为，供应商有协助调查的义务；若有证据发现供应商与公司员工有徇私舞弊行为事实，将移交当地法院处理，并对供应商处于不低于行贿金额的50倍惩款。 人关关怀的利益分配 同一家公司工作，在面对销售人员的高提成面前，采购人员相对固定的工资水平显得不合适宜。YJ光电通过对采购部建立KPI考核和项目激励制度有效缓解了这一矛盾。一方面方面按KPI的达标水平与绩效工资捆绑；另一方面，对由采购发起的优化项目所创造的效益实行高比例利益分配，从而保证了采购人员的高度积极性。比如：采购部与供应商共同开发一个改善包装或运输方式的项目，新项目实施后，对成本环比降低幅度按40%比例分配给项目小组作为奖励。 面对灰色采购的“黑洞”，很多企业认为是话题中的“雷区”，也许正是这种模棱两可的态度让采购员铤而走险，让供应商有空子可钻。YJ光电通过对问题的正视，建立完善的预防和监控体制，塑造供应商、公司自身、采购人员的多方信任业务环境，在有效避免灰色采购现象的同时，降低了采购成本，提高了采购效率。也许本文*实践的方法，对困惑中的企业有所借鉴。