从适用范围看，通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。人事任免也多选用此文种。其中，批转、转发通知可分为批转性通知、转发性通知、印发性通知三种。
批转性通知可以用于发布下级相关的来文；转发性通知可以用于发布平行机关或不相隶属机关的来文；印发性通知可以用于发布15个主要文种以外的其他文种，如条例、规定、办法等，也可以用来发布15个主要文种，如意见等。
从发文机关看，通知属党政通用文种，各级机关均可使用，是党政机关使用频率最高、适用范围最广的文种。
从行文方向看，通知可以用作下行文，且是机关内部行文，对本部门、本系统的下级单位有强制约束力；也可以用作平行文，告知有关平级知晓或办理。
按照通知适用范围，可分为三类；一是批转、转发类通知。二是印发类通知。二是指示、事项类通知。
1、批转、转发类通知。批转、转发类通知最为简单，需注意：一是准确高度概括标题；二是写好批语；三是需对所转公文进行技术性处理。
写好批语。批语分为表态式批语和阐发式批语。表态式批语，是对所批转、转发公文简单表明态度，直接要求受理机关贯彻落实，较为简单，格式较为固定。阐发式批语，除表明同意态度、直接要求贯彻落实外，还提出一些具体工作要求，作进一步阐述与论证，指出工作意义、执行重点和注意事项，借以强化指导作用。
2、印发类通知。印发类通知适用于知照、宣布、公布某些事项、方案、计划、人事任免、机构调整等事宜，也较为简单。印发类通知分为两类：一类是批转、转发类通知类似，由印发语+印发内容构成，主要是印发工作方案、计划等。另一类直接印发需要公布、周知的事项，印发人事任免、机构设置等多采取这类方式。
3、指示、事项类通知。指示、事项类通知又称工作通知，常用于布置工作、部署安排有关事项。与两类通知相比，指示、事项通知影响面大、针对性强，往往具有一定政策性、强制性、指挥性、决策性和行政约束力。注意事项。注意制发通知的适当性、合法性。是否是本部门职责和权限，是否符合法律法规规定，是否涉及其他部门职能。注意通知与意见的区别：通知：部署阶段性工作，事项较为具体、单一，对工作具有较强的指导性。意见：长期性、涉及面广、重要性、政策性比较强的，对某些重要问题和看法。所提意见较为笼统、原则，各地需结合实际进行贯彻。
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