1. 量身定制合同法律风险管理模式
为确保企业内部的统一性和协调性,合同法律风险管理模式需要根据企业实际情况进行量身打造。可采用纵向集中模式,即由企业总法律顾问领导的法律事务机构统一管理;或横向分散模式,即各下属单位分别管理;亦可是纵横结合的模式,部分合同风险由法律事务机构统一管理,其他部分由各下属单位管理。全球趋势显示,越来越多的企业倾向于采用总法律顾问牵头的纵向集中或纵横集合模式,以实现企业内部的风险统一管控。
2. 确立高效合同管理制度及流程
合同法律风险管理体系的建立离不开制度的支持和具体化处理流程。企业必须制定出切合实际的合同管理制度,并将这些制度细化到具体的操作流程中,以确保合同的执行和风险管理能够有序进行。
3. 运用信息技术强化合同管理
企业资源的整合离不开信息技术的支持。通过信息技术手段,企业的领导层可以更迅速地掌握合同相关的所有工作进程,如合同的谈判阶段、合同条款的变化等,从而大大降低合同风险,提高审批效率,并降低管理成本。
二、健全合同法律风险管理制度体系
1. 完善合同管理规章
为将合同法律风险管理机制打造成长效机制,企业需将合同风险防范纳入各项管理制度和工作流程中。通过规章制度来规范各部门、各岗位在合同风险防范中的职责,建立和完善合同风险管理制度体系。
2. 制定合同管理指南
将国家法律、法规、部门规章等细化为合同管理部门的行为指南,明确各部门、人员的职权职责和管理流程,做到各司其职。
3. 加强人员培训和业务培训
合同管理工作要求业务人员和管理人员具备丰富的业务知识和法律知识。必须进行上岗资格考试和持续的在职培训,以打造专业的合同管理团队。
4. 强化授权委托书证管理
企业对外签订合同应由法定代表人或授权代理人进行,建立一套完整的合同授权委托制度是必要的。明确授权委托书的发放对象、授权范围、代理权限、有效期限、办理条件、程序等,并严格管理。
5. 严格合同专用章使用管理
合同专用章的使用应由专人负责,专章专用,并由合同归口管理部门负责刻制、编号、发放和备案。对专用章的申请、审批、遗失补刻和交还程序应有明确规定。
6. 规范合同文本管理
企业应事先起草并印制常用的合同文本,包括产品或服务销售合同、物资采购合同、外包业务合同等,并依法适时修改。对于重要的一事一用的合同,应争取起草权,以更好地保护企业的利益。
7. 实施合同评审和招投标管理
为确保合同的可行性和合法性,企业应成立合同评审委员会对合同草案进行审查。为降低成本和体现公平竞争原则,大型工程、项目采购等应采用招标方式进行。企业需完善招标投标管理,依法做出具体规定。
8. 加强合同履行和纠纷处理
在合同履行过程中,应按时按质按量履行合同并履行附随义务。遇到合同内容不明确影响履行时,应及时协商补充。建立企业合同纠纷调处制度,明确纠纷处理原则和具体负责机构及程序。
9. 客户信用管理和评价
为规避不必要的法律风险,企业应建立客户信用管理和评价制度。通过分类、分级拟定交易条件,控制赊购幅度和应收账款、质量保证金余额等,以降低因客户信用问题带来的法律风险。
10. 严格合同档案管理
合同档案是企业的重要资产之一。必须制定严格的归档制度,妥善保管合同档案。合同签订后,应由专人负责保管,与合同有关的文书也应归档保存。履行完毕的合同按会计档案保管期限保管。
二、因法律风险给企业造成较大损失的例子分析
1. 中国人寿保险股份有限公司案例
中国人寿在海外上市后因违规问题被审计署披露并遭遇投资者集体诉讼,最终缴纳了巨额税金和罚金。这一案例警示企业在海外上市时必须遵守当地市场规则和监管规定,否则将面临巨大的法律风险。
2. 华为与思科诉讼案
华为与思科的诉讼案虽然最终和解,但整个过程对华为的声誉和资源都造成了不小的影响。这一案例提醒企业在国际化过程中要尊重并遵守当地法律法规,善于运用法律武器保护自身权益。
3. 长虹——APEX贸易纠纷案件
长虹与APEX的贸易纠纷案件暴露了企业在国际贸易中的风险和挑战。企业在开展国际贸易时需特别关注合作伙伴的信用和风险防控措施的制定与执行以确保交易安全减少损失的发生。
四川长虹集团与*APEX Digital之间的贸易纠纷引发了广泛关注。据长虹公司公告,目前仍有高达4.67亿美元的欠款未能收回,这一数字相当于公司净资产的近30%。尽管长虹曾尝试通过高层交涉和起诉等方式解决这一问题,但进展并不顺利。从法律角度看,销售合同中的付款风险是核心问题。销售方需采取多种措施控制对方不付款的法律风险,如签署信用证等。针对特定国家或地区的法律环境,中国企业应紧密配合当地法律顾问,制定符合实际的合同条款。建立有效的合同管理制度对于防范法律风险和加强企业管理至关重要。
第三部分探讨如何建立企业的法律风险防范体系。法律风险防范体系的建立是基于企业法律风险的特性,包括制度、流程、表单和文本等方面,旨在避免承担经济损失和其他风险。该体系需要遵循规范化、个性化、合同化的原则。在实际操作中,不同行业、不同企业应结合自身特点制定具体的制度流程。企业法律风险防范体系包含九大模块,如企业设立、投资管理、行政管理等。这些模块形成一个相互联系的统一整体。建立有效的法律风险防范体系需要跨学科的理论和实践经验,离不开精通法律和企业管理双重知识的专家指导。建立方法主要包括专家指导和专家建立并指导企业运行两种方式。
面对日益复杂的商业环境,企业建立法律风险防范体系显得尤为重要。这不仅有助于企业避免法律风险,还能提高企业的管理水平和效率。四川长虹集团与APEX Digital的纠纷案例也提醒我们,企业在跨国交易中更需警惕风险,加强与合作方的沟通和交流,确保合同的安全性和有效性。
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