员工职责
讲师：何新云 已加入：3853天 关注：2302
员工职责之职责边界产生的原因及对策
企业在发展的过程中，随着规模不断扩大，组织也在不断的裂变，其结构也在从金字塔型向扁平化的趋势发展，岗位也会不断的从多样化走向专业化，工作的精益化要求也会逐步提高，其分工合作的要求也会越来越高。为了实现企业经营目标，各部门各司其职又相互协作。然而在实际的运营中，由于组织裂变的速度超越了职责调整的速度，其间产生的很多新工作，都还没有来得及梳理或者调整，如果厘不清责任人与责任部门，则会出现工作或职责没有人负责的情况，职责的交叉情况和边界情形随即产生
针对我最近在梳理东莞某企业的部门结构与岗位职责的情况，具体谈谈企业出现职责边界的原因及应对的措施
该公司是一家高科技制造企业，产品研发、采购、生产、销售各个环节都具备，企业初期发展过程中，市场还没有完全打开，订单业务也不太多，其组织结构也比较简单，工作也没有太过专业化的分工。由于各方面都简单，基本上不会出现职责边界的问题。但随着这两年产品的不断成熟、市场的不断拓展，业务量也开始加大，组织也在不断的裂变，变得越来越扁平化，数量上也从之前的五六个部门发展到目前的十二个部门，岗位数量也成倍增加，工作也从以前的简单变成现在的复杂，专业化的分工要求也越来越高，职责也变得更加多样化和专业化
一个典型的事件是，公司在初期为了生存的需要，采取的策略是先生产出足够多的产品，再将产品进行销售。其计划工作是分散到不同环节的，采购计划由采购部执行、生产大计划和物料投放计划由物流部承担、生产小计划则有生产部承接。随着规模的不断扩大，造成计划这一职能的衔接性存在问题，几个承担计划环节的部门相互之间不协调也不沟通，出现的问题是，要么采购的量和生产需要的投放不匹配，要么生产计划的执行因为不了解库存而造成盲目生产。最终的结果是造成了大量的库存，从而给市场带来巨大的压力
为了解决该问题，公司特别成立了PMC部，将相关的计划职能全部并入到该部门，并将该部门做为*枢纽来建设。这样，当所有的计划纳入到该部门后，就有了一个全局的概念，PMC部在承接了市场部的销售需求并组织相关环节评审后，开始全局预览原材料、库存物料、生产能力等，从而可以做到一条线管理，而不再出现相互不知情的情况
在运行了几个月后，新的问题又开始产生，主要是一些未明确的职责归属问题，也即是职责的边界开始出现。其中一个典型的职责，隔膜分切房的工作应该归谁管理
该工作产生的背景是，由于公司的产品种类繁多，对隔膜规格的多样性需求很多，如果让供应商直接提供不同规格的隔膜，供应商无法满足即时的需求，而供应商又为了赢得客户，答应派人在客户现场进行分切。初期的讨论是该项工作放入到物流部进行管理。尽管工作归入了物流部，但因为人员是供应商派遣过来的，因而物流部提出的问题是，根本就没办法管理该工作人员。出现问题时，只能通过采购部去和供应商协调，而采购部又不太及时将问题反馈给供应商，久而久之，该项工作成为公司原材料提供的一个严重障碍。公司专门就该问题进行讨论，达成的解决思路是，该项工作仍然放在物流部进行，但人员不再让供应商派遣，而是由公司内部员工承担，从而将工作与人的管理保持一致性，不再进行分离
以上案例是一个典型的职责出现边界而没有人愿意承担的情况。结合最近几年梳理企业工作职责的经验，分析一下企业会出现职责边界的一些原因，以及解决的思路。具体有以下几个方面
1. 理顺公司业务流程
公司业务流程不清晰，是企业出现职责边界的重要原因之一。业务流程执行者，在完成任务的过程中，因业务流程客观方面的不清晰，造成执行者之间的责任不明，各方也不愿意承担责任。因而设计一套完整流畅的业务流程对减少职责边界是一个非常好的方法。在设计流程过程中，对流程中的每项活动进行细化，并将落实到各个部门的业务过程，建立相对独立的子业务流程以及为其服务的辅助业务流程，从而大大减少职责出现边界的情况。当各部门清楚地知道自己所处的环节，每一环节设置详细的工作说明，具体如何操作，出现问题如何解决等，一旦出现问题，就可以顺藤摸瓜，迅速找到问题所在。而对于业务流程运行中出现的问题，每个员工都应积极反馈,以促进流程持续改进
2. 部门职责不清晰
在企业运营过程中，明确各部门岗位职责是实现企业战略目标的前提，也是明确一个岗位工作内容与职责的重要基础。随着企业组织架构的变动，部门的职责也会发生相应变化。若未及时更新部门岗位职责，将新的责任落实到个人，员工则无法知晓自身担负的责任，就会造成岗位职责模糊。特别是当不同部门负责同一业务的不同流程模块时，因岗位职责不明确，将会出现相互推诿的现象，形成部门间职责边界问题。所以设计部门职责与岗位职责时，做到上下左右都不重叠，不留空白区，即使出现边界，在经过沟通与讨论的情况下，先暂时归属在一个部门的某一个岗位上，一旦流程界定清楚，再将这些边界职责归位到最合适的岗位上。通过部门职责的梳理，能有效地防止因职务重叠而发生工作扯皮现象，解决部门之间的利益纠纷，从而减少职责出现边界的情形
3. 员工责任意识薄弱
员工的责任感是提升企业竞争力的重要保障之一，如果一个企业员工责任意识薄弱，在处理需要多个部门共同完成的任务时，就会在某些环节上出现无人承担责任的现象，造成部门间职责边界不清晰，久而久之，将会形成不健康的企业文化。反之，若员工责任感强，愿意主动承担责任，不仅不会出现职责边界，更有利于达成企业目标。而解决员工意识问题，则需要从公司的文化减少着手以及部门领导的带头作用有关
岗位职责的明确对于工作开展的有效性将会产生巨大的影响，而通过多种方式并及时界定工作职责的归属，将有利于减少相应的扯皮和推诿情况，从而为实现公司的经营目标奠定基础
