首先，简单介绍公文格式要素中“发文字号”和“签发人”的含义及标注要求。
发文字号是发文机关在某一年度内所发各种不同文件总数的顺序编号，由发文机关代字、年份、发文顺序号共3个要素组成。发文字号内容不多，却传递出丰富的信息，比如，通过“XX发〔2018〕16号”这个发文字号，我们就可得知这篇公文是XX公司在2018年印发的第16号文件。
标注发文字号，规范的要求是：年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。以下两种标注错误最为常见：一是年份用圆括号“（ ）”或者方括号“【 】”括入；二是发文顺序号加“第”字，编虚位。
签发人是最后审定公文文稿签字印发的领导人，一般而言都是单位的主要负责人。作为公文格式要素的“签发人”，并非在任何情况下都需要标注，《党政机关公文处理工作条例》中规定：上行文应当标注签发人姓名。“签发人”的标注，其目的是为了压实下级单位主要负责人对向上级的行文严格把关审稿的责任，可以让下级单位主要负责人更谨慎，要求其对公文内容负责；下行文和平行文一般不需要标注签发人。常见的错误是，公文不分行文方向一律标注“签发人”。
下面，以一家知名公司的公文为例进行具体分析。
发文字号的标注存在两处错误：一是年份“2018”用方括号“【】”括入，二是发文顺序号加“第”字，而且编虚位001号。签发人的标注属于画蛇添足，从公文标题中的文种名“决定”可以看出，这篇公文属于下行文，因此，不需要标注签发人。此外，这篇公文版记部分的标注也存在不少问题，在此不再赘述。好了，今天的公文小知识就讲到这里，下次要和大家分享的内容是“一分钟记住公文的15个文种”，敬请期待。
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